Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
DokuAmpel
Philipp Becker
Prälat-Caire-Straße
67071 Oggersheim
Deutschland
E-Mail: info@dokuampel.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere dann, wenn Sie sich registrieren, anmelden, das Kontaktformular nutzen oder unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage des Art. 6 DSGVO:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b – zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen (z. B. Registrierung, Onboarding, Dokumentenverwaltung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. f – zur Wahrung berechtigter eigener Interessen (z. B. Sicherheit und Betrieb der Anwendung).
• Art. 6 Abs. 1 lit. c – zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z. B. Aufbewahrungspflichten).

3. Hosting und Datenverarbeitung

Die Website und die verarbeiteten Daten werden auf Servern gehostet, die von unseren Dienstleistern betrieben werden. Diese verarbeiten personenbezogene Daten in unserem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und ausschließlich nach unseren Weisungen.

Für die Authentifizierung und Datenbank nutzen wir einen externen Dienstleister. Bei der Nutzung der Anwendung werden E-Mail-Adresse, Unternehmensdaten sowie die von Ihnen hochgeladenen Dokumente und Fristen verarbeitet.

4. Kontaktformular und Anfragen

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, werden Ihre Angaben aus dem Formular sowie Ihre E-Mail-Adresse für die Bearbeitung der Anfrage und den Fall von Anschlussfragen gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

5. Authentifizierung und Kontodaten

Für die Registrierung und Anmeldung verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse und ein von Ihnen gewähltes Passwort (als kryptografischer Hash). Zudem speichern wir den Unternehmensnamen und ggf. eine Benachrichtigungs-E-Mail, die Sie beim Onboarding angeben.

6. Dokumente und Fristen

Zu den Kernfunktionen von DokuAmpel gehört die Verwaltung von Unternehmens- und Mitarbeiterdokumenten mitsamt Ablauffristen und Versionshistorie. Diese Dokumente werden auf Ihren Wunsch gespeichert, um Ihnen die Fristenüberwachung und Erinnerungsfunktionen zur Verfügung zu stellen. Für die Zulässigkeit der Verarbeitung sind Sie im Rahmen Ihres Unternehmensverhältnisses verantwortlich; wir verarbeiten diese Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

7. E-Mail-Erinnerungen

Wir versenden automatisierte E-Mail-Erinnerungen vor Ablauf hinterlegter Fristen. Dabei verarbeiten wir die E-Mail-Adresse des Empfängers sowie die zum Dokument gehörenden Fristinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsdurchführung).

8. Speicherdauer

Wir verarbeiten und speichern personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf etwaiger Aufbewahrungsfristen werden die Daten routinemäßig gelöscht.

9. Ihre Rechte

Sie haben folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren (Art. 77 DSGVO).

10. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-/TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://" auf „https://" wechselt und am Schlosssymbol in Ihrer Browserzeile.

11. Cookies

Diese Website verwendet technisch notwendige Cookies, um den Login-Zustand und die grundlegende Funktion der Anwendung zu gewährleisten. Wir setzen keine Tracking- oder Werbe-Cookies ein, sofern Sie dem nicht gesondert zustimmen.

12. Aktualität

Diese Datenschklärung ist eine Vorlage und sollte vor Veröffentlichung durch eine rechtliche Fachprüfung an die tatsächlichen Verarbeitungsvorgänge angepasst werden.